انتخاب خردمندانه یک نرم افزار مالی


انتخاب خردمندانه یک نرم افزار مالی

وظیفه یک نرم افزار مالی آسان کردن کار شماست نه سخت کردن آن! اغلب موارد انتخاب نادرست یک نرم افزار مالی دردسرهایی را به همراه می آورد که حداقل آن ضررهای جبران ناپذیر مالی و زمانی است. از طرف دیگر، انتخاب درست یک نرم افزار مالی، هزینه ها را تا حد قابل توجهی پایین می آورد، سرعت و دقت کارها را افزایش می دهد و مدیریت بر مجموعه را بهبود می بخشد. از آنجایی که تنوع نرم افزارهای مالی زیاد است و هر کدام بر اساس امکاناتی که ارائه می دهند قیمت کاملا متفاوتی دارند، انتخاب یک نرم افزار مالی مناسب می تواند نقطه عطفی در سازمان ایجاد کند. اما روش خردمندانه این انتخاب چیست؟ در ابتدا یک قانون طلایی را با شما در میان می گذاریم؛ "نرم افزارمالی که همه کار برای شما انجام دهد، وجود خارجی ندارد". پس به دنبال چنین نرم افزاری نباشید. ممکن است بخواهید نرم افزارمالی داشته باشید که همه کارهایتان را انجام دهد، در عین حال نیز قیمت آن تقریبا برابر یک نان سنگگ! باشد، همچنین پشتیبانی آن هم از سمت یک شرکت معتبر همیشه به صورت رایگان انجام پذیرد. به شما اطمینان می دهیم؛ چنین نرم افزارمالی حکم طلا را دارد و تا به امروز کشف نشده است. پس به دنبال آن نباشید. انتخاب صحیح یک نرم افزار مالی رابطه تنگاتنگی با نیازهای شما دارد. ممکن است معروفترین نرم افزار مالی هم مناسب نیازهای شما نباشد، در عوض ممکن است یک نرم افزار مالی کوچک و رایگان به راحتی بتواند همه نیازهای شما را مرتفع سازد. پس شناخت دقیق و کامل نیازهای شما از یک نرم افزار مالی، تنها عامل مهم و موثر در انتخاب خردمندانه نرم افزار مالی است. پس از آنکه نیازهای خود از یک نرم افزار مالی را به صورت کامل و با جزئیات کافی مشخص کردید، به راحتی می توانید در اینترنت به جستجو بپردازید و نرم افزارهای مالی مختلف را با نیازهای خود مقایسه کنید. مثلا فرض کنید که شما نیاز به یک نرم افزار حسابداری در مجموعه خود احساس می کنید. برای انتخاب نرم افزار مالی مناسب نیاز به اطلاعات با جزئیات بیشتری دارید. سئوالی که اینجا مطرح می شود این است که چه نرم افزار حسابداری مناسب شماست؟ موارد زیر، قدم به قدم به شما کمک می کنند تا بتوانید نیازهای خود را آشکار کنید و برطبق آن یک نرم افزار مالی متناسب را انتخاب کنید؛ از نرم افزار مالی چه می خواهید؛ نرم افزار مالی را مانند یک خدمتکار فرض کنید. حال از خود بپرسید که وظایف این خدمتکار چه خواهد بود؟ به این سئوال به طور دقیق و با حوصله پاسخ دهید. پاسخ های خود را برروی یک ورق کاغذ بنویسید. تا آنجا که می توانید این وظایف را با ذکر جزئیات بنویسید. هر چه می توانید به این لیست بیافزایید. حتی پیش بینی های 3 تا 5 سال آینده خود را نیز در آن بگنجانید. مثلا در مورد نرم افزار حسابداری، این نرم افزار مالی را مانند یک حسابدار در نظر بگیرید. حال دوست دارید که این حسابدار چه کارهایی برای شما انجام دهد؟ موعد چک هایتان را به شما یادآوری کند؟ لیست بدهکاران را هرروز به شما تحویل بدهد؟ لیست طلبکاران را به شما گوشزد کند؟ بیمه و مالیات کارمندان و کارگران را محاسبه کند؟ در آینده بتواند اعتبار مشتریان را محاسبه کند تا بتوانید بر اساس آن سیستم فروش اعتباری راه اندازی کنید و... اگر قرار است کارمندان بخش خاصی با آن کار کنند، با آنها صحبت کنید و از آنها بخواهید که کارهای مشکل، سخت و زمانبر خود را به شما بگویند. این کارها دقیقا همان چیزهایی است که می خواهیم نرم افزار مالی برای ما آسان کند. از آنها بپرسید که چه کمکی نیاز دارند؟ چه کارهایی را دوست دارند نرم افزار مالی برایشان انجام بدهد؟ میزان آینده نگری خود را مشخص کنید؛ در دنیای نرم افزار مالی آینده نگری یعنی خرید امکانات و تجهیزاتی که بعدا مورد استفاده قرار می گیرند. طبیعتا این آینده نگری هزینه دارد. پس باید مشخص کنید که برای چه مدت می خواهید این نرم افزار مالی را به کار بگیرید و در این مدت نیازهای شما چه تغییراتی می کند. برای نرم افزار مالی یک عمر مشخص در نظر بگیرید. با توجه به پیشرفت سریع دنیای کامپیوتر و نرم افزار، معمولا استفاده مفید از یک نرم افزار مالی بین 5 تا 10 سال است. معمولا بعد از این مدت نرم افزار مالی باید با نرم افزارهای جدیدتر با امکانات جدیدتر جایگزین شود. مشخص کنید که حداقل در 3 تا 5سال آینده چه کارهایی می خواهید انجام بدهید و آن را جزو وظایف آینده نرم افزار مالی در نظر بگیرید. بودجه تعیین کنید؛ خرید یک نرم افزار مالی فقط خرید یک CD نیست. باید هزینه خرید نرم افزار مالی به همراه هزینه آموزش آن و حداقل یک سال پشتیبانی و خدمات را در نظر بگیرید. همچنین سخت افزارهای موردنیاز را نیز فراموش نکنید. در بسیاری از موارد یک نرم افزار مالی برای اجرا به کامپیوترهای جدید، بارکدخوان، پرینتر، اسکنر و در مواردی سرور و تجهیزات شبکه نیاز دارد. اگر می خواهید نرم افزار مالی بتواند از پس وظایف آن –که در قدم قبل تعیین کردید- به خوبی برآید، باید امکانات و تجهیزات موردنیاز را در اختیارش قرار بدهید. مثلا فرض کنید یک حسابدار خبره استخدام کنید ولی قلم و کاغذ و دفتر و ماشین حساب را در اختیار او قرار ندهید. واضح است که این حسابدار نمی تواند به خوبی وظایف خود را انجام بدهد. بنابراین هزینه کلی یک نرم افزار مالی شامل هزینه خود نرم افزار، هزینه آموزش و پشتیبانی آن و هزینه سخت افزارهای موردنیاز آن است. بودجه کل خود را مشخص کنید. دقیقا مشخص کنید که تا چه رقمی می توانید برای استقرار نرم افزار مالی هزینه کنید. مشخص بودن بودجه به شما کمک بزرگی می کند تا یک نرم افزار مالی نامناسب را به قیمت چندبرابر یک نرم افزار مالی مناسب نخرید. لیست اولیه تهیه کنید؛ با مشخص کردن وظایف نرم افزار مالی و بودجه آن، به راحتی می توانید قدم به بازار بگذارید. بهترین مکان برای شروع همین اینترنت، همین وب سایت و موتورهای جستجو هستند. به راحتی می توانید بسیاری از نرم افزارهای مالی را به دلیل عدم تناسب با بودجه یا عدم تامین نیازهای شما از لیست خود خارج کنید. در این مرحله اصلا به معروف بودن یا سایر هیاهوهای تبلیغاتی توجهی نکنید. فقط بر نیازها و بودجه خود تمرکز کنید. شما به دنبال یک نرم افزار مالی می گردید که با نیازها و بودجه تان بیشترین تناسب را داشته باشد، پس معطوف به تبلیغات و هیاهو نشوید. با حوصله نرم افزارهای مالی را با لیست نیازها و بودجه خود تطبیق دهید. نرم افزار مالی را زنده ببینید؛ بسیاری از شرکت ها دمو (نسخه آزمایشی) یا نمایش حضوری از نرم افزارهای مالی خود ارائه می کنند. همچنان که شما و مسئولین با خوشرویی با یکدیگر گپ می زنید، از آنها بخواهید که در صورت امکان به شما یک نسخه آزمایشی بدهند تا بتوانید نرم افزار مالی را بررسی کنید. یا از آنها بخواهید که به صورت حضوری امکانات و قابلیت های نرم افزار مالی را به شما نمایش بدهند. سعی کنید نرم افزار مالی را در حضور سایر کارمندان و کاربران دیگر بررسی کنید تا نظرهای آنها را نیز بشنوید. انتخاب کنید؛ پس از گذار از قدم های فوق، باید بتوانید به راحتی و به صورت خردمندانه نرم افزار مالی مناسب خود را انتخاب کنید. اگر هنوز نتوانسته اید نرم افزار مالی موردنیاز خود را انتخاب کنید از یک کارشناس نرم افزار مالی مشاوره بگیرید. یادتان باشد که استفاده بهینه از نرم افزار مالی دارای یک عمر محدود است. پس از نرم افزار مالی انتظار نداشته باشید همیشه بهترین باشد. همواره نرم افزار مالی خود را بروز کنید و از آخرین نسخه آن استفاده کنید. تا زمانیکه نسخه های جدید نیازهای شما را برطرف می کنند نیازی به تعویض نرم افزار مالی ندارید. اما اگر بروزرسانی نرم افزار مالی ارائه نشد و نرم افزار مالی شما از امکانات و قابلیت های روز عقب افتاد باید به فکر تعویض آن با یک نرم افزار مالی جدید باشید. تعویض یک نرم افزار مالی پروسه بسیار دقیق و گاهی پیچیده است و نیاز به مشاوره یک کارشناس نرم افزار مالی خبره در حین آن دارد. موارد فوق کمک می کنند تا بتوانید یک نرم افزار مالی صحیح را انتخاب کنید. یک نرم افزار مالی صحیح ارزش هزینه و قیمت بالای آن را دارد چراکه گره بسیاری از مشکلات شما را می گشاید و به بسیاری از کارهای شما سرعت و سهولت می بخشد.


نوشته شده در تاریخ 1395/11/14 توسط مدير نظرات(0)

ارسال نظر





عبارت بالا را وارد کنید: